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Gestione Note Spese

La compilazione della nota spese è una delle funzionalità che non di rado risulta determinante nella scelta di un'applicazione di T&E Management, soprattutto se il numero delle persone chiamate a registrare le spese è consistente. Sarce ha utilizzato tutta la sua esperienza per mettere a punto un'interfaccia che semplifichi il più possibile all'utente finale l'attività di registrazione delle spese di trasferta.

JExpenses dispone quindi di front-end semplici e di facile intuizione che guidano le registrazione ed evitano, per quanto possibile, gli errori dando la possibilità agli utenti (o all'azienda) di scegliere tra più interfacce di registrazione delle spese, in funzione delle proprie necessità o delle proprie abitudini.

In particolare, si possono inserire: 

  • le singole voci di spesa in relazione al giorno o al periodo a cui fanno riferimento (ad esempio, spesa di pernottamento dalla data.. alla data..), con l'indicazione del tipo di giustificativo (fattura, ricevuta, ecc.), la presenza di colleghi e/o ospiti e l'eventuale attribuzione delle singole spese ad uno o più centri di costo, ad una commessa, ad un progetto, ecc.
  • i dati per singolo documento di spesa (ad esempio la fattura di un hotel con l’elenco dei servizi ricevuti e delle corrispondenti spese: pernottamento, vitto, frigobar, parcheggio, lavanderia, ecc.) 
  • le copie (in formato immagine o pdf) dei documenti giustificativi scansionati 
  • le attività svolte in trasferta con (o senza) l’indicazione delle ore di inizio e di fine attività (i dati rilevati potrebbero essere inviati al libro delle presenze o al libro unico del personale) 
  • i percorsi stradali e, utilizzando il servizio WEB ViaMichelin, calcolare automaticamente i chilometri percorsi per ciascuna tratta (oppure lasciare libero l’utente di indicare, tratta per tratta, i chilometri consuntivati) 
  • le note per l’intera trasferta, per singolo giorno, per singola voce di spesa.

Gli automatismi disponibili in JExpenses costituiscono una fonte significativa di riduzione dei costi di gestione delle trasferte: sia in termini di elaborazione che in termini di produzione di dati utili da trasmettere alle applicazioni amministrative.

L'applicazione è in grado di:

  • Stampare i documenti riepilogativi di fatture di importo inferiore ai 300,00 €
  • Stampare registri sezionali IVA contenenti le sole fatture delle spese di trasferta superiori ai 300,00 € ovvero rendere disponibili i dati, completi di tutti i riferimenti, per la registrazione di dette fatture nel sistema contabile dell'utente
  • Produrre le registrazioni contabili, secondo il piano dei conti dell'utente, delle spese di trasferta, eventualmente suddivise per centro di costo, cliente, commessa, ecc. Dette spese sono anche suddivise tra spese deducibili e spese indeducibili ai fini delle imposte sul reddito
  • Stampare i documenti e/o produrre gli archivi per le banche per la liquidazione di spese con bonifico bancario, e produrre le registrazioni contabili conseguenti
  • Predisporre gli archivi per la registrazione sul libro unico del personale di: somme erogate a titolo di acconto sulle spese di trasferta, importo dei rimborsi spesa da liquidare in busta paga, somme da assoggettare ad imposta personale, indennità di trasferta, rimborsi kilometrici, ecc.
  • Comunicare al libro delle presenze del personale i dati delle timbrature e delle attività svolte in trasferta

Nell'ambito della Travel Policy, inoltre, JExpenses offre ampie possibilità di operare delle scelte per stabilire:

  • Regole differenziate secondo le categorie del personale viaggiante (dirigenti, commerciali, tecnici, ecc) e/o secondo le destinazioni della trasferta
  • Natura e massimali delle spese ammesse al rimborso (taxi, spese di rappresentanza, mance, ecc., oltre, naturalmente, alle spese di viaggio e soggiorno)
  • Tipologie di documenti e modalità di pagamento delle spese consentite
  • Trattamento fiscale delle spese sia in merito alla detraibilità IVA sia per quanto attiene alla deducibilità ai fini delle imposte sul reddito
  • Conti contabili nei quali devono confluire le spese, eventualmente legati alla categoria del personale e/o alla destinazione (nazionali, all'estero, ecc.)
  • Riferimenti della trasferta: clienti, fornitori, commesse, centri di costo, centri cui addebitare le spese, ecc.

Extension per la gestione dei pagamenti elettronici

 

L'extension JCard di JExpenses dispone di funzionalità in grado di semplificare sensibilmente molti compiti amministrativi e di garantire una migliore qualità dei controlli. 
Si avvale di un sistema di qualificazione delle fonti dalle quali possono pervenire i dati: estratti conto di carte di credito (walking e lodge), di agenzie, di fuel card, ecc.  
Per ogni fonte, vengono qualificati i dati che il gestore trasmetterà ed il supporto con il quale questi saranno trasmessi.

Il sistema è quindi in grado:

  • Sia di controllare automaticamente gli estratti conto delle spese addebitate dalle agenzie, dai gestori delle carte di credito e da altri fornitori, con quelle dichiarate dal personale evidenziando le incongruenze
  • Sia di registrare automaticamente le spese addebitate dalle agenzie, ecc., sulle trasferte del personale al fine di calcolare correttamente i massimali e di stabilire un costo effettivo della trasferta.

 
 

Non sempre è possibile disporre di un PC connesso ad Internet. La Offline di JExpenses è l'extension che permette di registrare le proprie spese su un apposito front-end in locale sul proprio portatile.
Una volta disponibile la connessione al web, il dispositivo trasmette automaticamente i dati registrati al server centrale.